Límite de Horas Anuales, Comunicación de Horas Extras y Gestión de Vacaciones
Con el objetivo de unificar criterios y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente, emitimos la presente circular en relación al cómputo de la jornada laboral anual, la gestión y control de las horas extraordinarias, así como la correcta comunicación de las mismas a la asesoría para su adecuada inclusión en las nóminas; además, se ofrece información general sobre el régimen de vacaciones, dejando la concreta fijación de días y su atribución a lo dispuesto en cada convenio colectivo aplicable.
1.- Límite de horas anuales de trabajo
La jornada anual máxima ordinaria de trabajo debe respetar los límites previstos por la legislación vigente y el convenio colectivo de aplicación. Con carácter general, la normativa laboral establece una jornada ordinaria máxima de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual, si bien el número concreto de horas de trabajo anual serán la que establezca el convenio colectivo de aplicación y por el calendario laboral de cada empresa, en función de los descansos, festivos y vacaciones legal o convencionalmente previstos, no pudiendo superar las horas anuales las establecidas en el convenio.
En consecuencia, cada empresa deberá elaborar y respetar su correspondiente calendario laboral anual, en el que se reflejen de forma clara la jornada de trabajo, los períodos de descanso, los días festivos y las vacaciones.
2.- Gestión de horas extraordinarias y su reflejo en la nómina
Las horas extraordinarias son aquellas que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, fijada legal o convencionalmente. El número máximo de horas extraordinarias que puede realizar una persona trabajadora a jornada completa durante el año no puede superar las ochenta, salvo excepciones específicas legalmente fijadas. La realización de horas extraordinarias requiere observancia de las normas legales y convencionales, debiendo optarse entre su abono retribuido o su compensación mediante descanso equivalente. En ausencia de pacto expreso, se entenderá que han de compensarse con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
Por ello, es muy importante registrar correctamente el tiempo de trabajo de cada persona trabajadora. Es fundamental que cualquier hora extraordinaria realizada sea comunicada a la gestoría responsable, a fin de que se refleje correctamente en la nómina mensual y puedan ser tenidas en cuenta tanto a efectos económicos como de control del límite anual. El incumplimiento de estos deberes puede dar lugar a sanciones administrativas.
Reiteramos la importancia de no exceder las horas anuales máximas de trabajo salvo en los supuestos expresamente permitidos y de llevar un registro objetivo, fiable y documentalmente acreditado de la jornada, incluyendo de manera separada las horas extraordinarias generadas.
Así mismo, recordamos que los trabajadores contratados a tiempo parcial no pueden realizar horas extras, sólo podrán hacer horas complementarias, siempre y cuando se hayan pactado, y éstas no podrán exceder del 30% de su jornada ordinaria.
3.- Vacaciones
El periodo ordinario de vacaciones anuales retribuidas, cuya duración mínima legal es de 30 días naturales o 22 días laborales por año trabajado, debe concederse conforme a las reglas establecidas por la ley y por el convenio colectivo de aplicación.
El periodo o periodos en los que se disfruten las vacaciones se han de fijar de común acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, conforme a lo previsto legal o convencionalmente, y que el calendario de vacaciones debe ser conocido por la plantilla con antelación suficiente a su inicio.
Las vacaciones no podrán ser sustituidas por compensación económica, salvo en los supuestos legalmente previstos (extinción de la relación laboral).
4.- Registro y control de jornada
Se recuerda la obligatoriedad legal de disponer de un registro diario de jornada, que refleje fielmente el inicio y la finalización de la jornada laboral de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente. Este registro debe conservarse durante cuatro años y estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Es de suma importancia mantener dicho registro actualizado, pues la falta del mismo puede suponer la consideración de que se trabaja a jornada completa y dar lugar a responsabilidades administrativas o judiciales.
Para cumplir con la obligación del registro de jornada, nuestro consejo es realizarlo a través de medios digitales, para facilitar el acceso de los trabajadores y poner llevar un control eficaz de cualquier incidencia.
5.- Comunicación de incidencias
En caso de detectar cualquier exceso de jornada ordinaria anual o la realización de horas extraordinarias, deberá informarse de inmediato a la asesoría correspondiente para su adecuada regularización y reflejo en la nómina.
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