Protocolo de uso de la Inteligencia Artificial en la empresa:
Por qué es necesario y qué debe incluir

Protocolo de uso de la Inteligencia Artificial en la empresa:
Por qué es necesario y qué debe incluir

El uso de herramientas de Inteligencia Artificial en el entorno empresarial está cada vez más extendido y puede facilitar numerosas tareas del día a día. Sin embargo, cuando estas herramientas se utilizan sin unas reglas previamente definidas, pueden surgir riesgos relacionados con el uso de datos personales, la confidencialidad de la información y la seguridad de la documentación de la empresa.

Ante esta realidad, resulta recomendable que las organizaciones establezcan unas reglas internas claras sobre el uso de la IA, determinando qué herramientas pueden utilizarse, para qué finalidades y bajo qué condiciones. La normativa no establece, con carácter general, la obligación de que todas las empresas dispongan de un documento denominado específicamente “Protocolo de Uso de IA”. Sin embargo, contar con unas directrices internas permite ordenar el uso de estas herramientas y acreditar una adecuada gestión y supervisión.

Uno de los principales riesgos se produce cuando los empleados introducen en herramientas de IA datos personales, información confidencial o documentación interna sin haber comprobado previamente las condiciones de utilización de la propia herramienta. También deben valorarse aspectos como la conservación de la información, posibles transferencias internacionales, medidas de seguridad, propiedad intelectual o el uso que pueda realizar el proveedor de los datos introducidos.

Por ello, el protocolo debería establecer qué usos están permitidos y cuáles deben evitarse o requieren autorización previa. Entre los usos habituales pueden encontrarse la elaboración de borradores, traducciones, resúmenes o determinadas tareas administrativas. En cambio, deberá prestarse especial atención a la introducción de datos personales no anonimizados, información confidencial, secretos empresariales o documentación especialmente sensible.

También resulta fundamental establecer que la IA actúa como herramienta de apoyo y no sustituye la responsabilidad de las personas. Las decisiones relevantes deberán contar con una revisión humana adecuada, especialmente cuando puedan afectar a trabajadores, clientes, candidatos u otras personas.

El uso responsable de la IA requiere también que las personas que trabajan con estas herramientas conozcan sus posibilidades, riesgos y límites. Por ello, las empresas deben adoptar medidas adecuadas para promover la alfabetización en IA de su personal, teniendo en cuenta el nivel de conocimientos, experiencia y formación de cada colectivo, así como el tipo de herramientas y las finalidades para las que se utilizan.

La implantación debería comenzar por identificar qué herramientas de IA se están utilizando realmente dentro de la organización. A partir de este inventario, resulta conveniente analizar los riesgos, determinar las herramientas autorizadas, establecer un procedimiento para aprobar nuevas soluciones y definir quién será responsable de supervisar su utilización.

El protocolo deberá revisarse periódicamente para adaptarlo a la evolución de las herramientas utilizadas y de la normativa aplicable. En este ámbito, la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA) tiene entre sus funciones la supervisión y control del cumplimiento de las normas nacionales y europeas en materia de IA, así como la promoción de un uso seguro y responsable de esta tecnología.

Por último, contar con mecanismos internos de control resulta especialmente relevante teniendo en cuenta el régimen sancionador previsto en el Reglamento de IA. El incumplimiento de determinadas obligaciones del Reglamento puede dar lugar a multas de hasta 15 millones de euros o el 3 % del volumen de negocios mundial anual, mientras que determinadas prácticas de IA prohibidas pueden alcanzar los 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocios mundial anual, sin perjuicio de las reglas específicas aplicables a las pymes.